В отговор на несигурността, предизвикана от Covid-19, много компании и учебни заведения поискаха от своите служители да работят дистанционно. Въпреки че работата от вкъщи вече е често срещана практика, новите политики оставят много служители и техните мениджъри да работят извън офиса и да се отделят един от друг за първи път.

Въпреки че винаги е за предпочитане предварително да се определят ясни политики за работа и обучение, във времена на криза или други бързо променящи се обстоятелства, това ниво на подготовка може да не е възможно. За щастие има специфични стъпки, базирани на научни изследвания, които мениджърите могат да предприемат без големи усилия за подобряване на ангажираността и производителността на отдалечените служители, дори когато има малко време за подготовка.

Чести предизвикателства на дистанционната работа

За начало, мениджърите трябва да разберат факторите, които могат да направят дистанционната работа особено взискателна. В противен случай висококачествените служители могат да получат спад в работата и ангажираността си, когато започнат да работят отдалечено, особено при липса на подготовка и обучение. Предизвикателствата, свързани с дистанционната работа, включват:

Липса на взаимодействие лице в лице: И мениджърите, и техните служители често изразяват опасения относно липсата на взаимодействие лице в лице. Надзорниците се притесняват, че служителите няма да работят толкова усилено или толкова ефективно (въпреки че изследванията показват друго, поне за някои видове работни места). От друга страна много служители се борят с ограниченията, свързани с достъп до мениджърска подкрепа и комуникация. В някои случаи служителите смятат, че при работа у дома мениджърите не са в контакт с техните нужди и по този начин не са нито подкрепящи, нито полезни за свършване на работата им.

Липса на достъп до информация: Работещите дистанционно биха могли да останат изненадани от допълнителните време и усилия, необходими за намиране на информация от колегите. Дори и получаването на отговори на прости въпроси, може да се окаже голяма пречка за работник, който се намира вкъщи.

Това явление се разпростира отвъд работата, свързана със задачите, до междуличностни предизвикателства, които могат да възникнат сред отдалечените колеги. Изследванията са установили, че липсата на „взаимно познание“ сред отдалечените работници води до по-малко разбиране и влизане в положение в трудни ситуации.

Социална изолация. Самотата е едно от най-честите оплаквания от работата дистанционно, което е нормално последствие от липсата на неформалното социално взаимодействие в офиса. Смята се, че в краткосрочен план предимно екстровертите могат да страдат повече от изолацията, особено ако нямат възможност да се свържат с други хора от тяхната работна среда. Въпреки това, за по-дълъг период от време изолацията може да накара всеки служител да почувства по-малко „принадлежност“ към фирмата, в която работи и дори може да доведе до повишено намерение да напусне компанията.

Разсеяност у дома: Често виждаме снимки, представляващи работа от вкъщи, които изобразяват родител, който държи дете и пише на лаптоп, често седи на диван в хола. Всъщност това е ужасно представяне на ефективната виртуална работа. Най-добрият вариант, разбира се, е всеки да разполага със специално работно пространство у дома, както и адекватна грижа за децата, което знаем, че се постига много трудно. Дори при нормални обстоятелства нуждите на семейството и дома могат да повлияят на работата от вкъщи и мениджърите трябва да очакват тези разсейвания да бъдат по-големи по време на този период.

Как мениджърите могат да подкрепят служителите си от разстояние

Колкото и работата от вкъщи да бъде изпълнена с предизвикателства, има и сравнително бързи и евтини неща, които мениджърите могат да направят, за да облекчат прехода. Действията, които можете да предприемете днес, включват:

Създайте структурирани ежедневни проверки: За да бъдете успешен мениджър на служители, работещи дистанционно, е важно да осъществявате ежедневно обаждане до своите служители. Това може да бъде под формата на серия обаждания до всеки един, ако вашите служители работят по-независимо един от друг или екипно обаждане, ако работата им е съвместна. Важното е обажданията да са редовни и предсказуеми и служителите да знаят, че могат да се консултират с вас и че техните притеснения и въпроси ще бъдат чути.

Осигурете няколко различни възможности за комуникационни технологии … Само по имейл не е достатъчно. Служителите, които работят от вкъщи е добре да се възползват от наличието на „по-богата“ технология, като например видеоконференция, която дава възможност на участниците да се възползват от предимствата на контакта лице в лице. Видеоконференциите имат много предимства, особено за по-малките групи: Визуалните сигнали позволяват увеличаване на „взаимното познание“ за колегите и също така спомагат за намаляване на чувството за изолация сред екипите. Видеото е особено полезно за сложни или чувствителни разговори, тъй като се чувства по-лично от писменото общуване или аудио комуникацията.

За уточняване на не чак толкова важни и сложни въпроси, може да се създаде групов чат в някое от мобилните приложения или друг подобен канал за комуникация. Консултирайте се с IT отдела на вашата организация, за да се уверите, че има подходящо ниво на сигурност на данните, преди да използвате някой от тези инструменти.

… И след това установете норми за тяхното използване

Работата от разстояние става по-ефективна и удовлетворяваща, когато мениджърите задават очаквания за честотата, средствата и идеалния момент на комуникация за своите екипи. Например, „Ние ще използваме видеоконференции за ежедневни работни срещи, а ще използваме чат, когато нещо е спешно.“ Освен това, ако можете, уведомете служителите си за най-добрия начин и време да се свържат с вас по време на работния ден (напр. „Склонен съм да бъда по-достъпен в края на деня за телефонни или видео разговори, но ако има спешна ситуация по-рано през деня, изпратете ми SMS. “) И накрая, ако е необходимо, следете за комуникацията между членовете на екипа (доколкото е подходящо), за да се уверите, че те споделят информация.

Препоръчваме мениджърите да установят тези „правила за ангажиране“ със служителите възможно най-скоро.

Осигурете възможности за отдалечено социално взаимодействие

Една от най-съществените стъпки, които един мениджър може да предприеме, е да структурира начини за социално взаимодействие на служителите (тоест да провежда неформални разговори по неработни теми), докато работят отдалечено. Това важи за всички отдалечени служители, но особено за тези, които са били рязко преместени извън офиса.

Най-лесният начин да установите някакво основно социално взаимодействие е да оставите известно време за неработни теми в началото на груповите служебни разговори. (напр. „Как беше вашия уикенд? ”) Други опции включват виртуални партита за пица (в които пицата се доставя на всички членове на екипа по време на видеоконференция) или виртуални партита в офиса (при които могат да бъдат изпращани предварително пакети с продукти от първа необходимост в създалата се ситуация, за да бъдат отворени и да им се насладите едновременно). Въпреки че тези видове събития могат да звучат изкуствено или принудително, опитни ръководители на служители от вкъщи съобщават, че виртуалните събития помагат за намаляване на чувството за изолация, насърчавайки чувството за принадлежност.

Осигурете окуражаване и емоционална подкрепа

Особено в контекста на рязкото преминаване към работа от разстояние, за мениджърите е важно да признаят стреса, да изслушват тревогите на служителите си и да са съпричастни към тях. Ако ваш служител изглежда стресиран или разтревожен, но не говори за това, попитайте го как се справя. Дори общ въпрос от рода на „Как ви се отразява тази отдалечена работна ситуация досега?“ може да извлече важна информация, която може иначе да не чуете. След като зададете въпроса, не забравяйте да изслушате внимателно отговора и се уверете, че сте разбрали правилно. Нека стресът или притесненията на служителя (а не вашите собствени) да бъдат в центъра на разговора.

Изследванията на емоционалната интелигентност и емоционалното заразяване ни казват, че служителите търсят своите мениджъри за препоръки как да реагират на внезапни промени или в кризисни ситуации. Ако мениджърът съобщи за стрес и безпомощност, това ще доведе до обратния ефект върху служителите. Ефективните лидери предприемат двустранен подход, като признават стреса и безпокойството, които служителите могат да изпитват при трудни обстоятелства, но също така осигуряват потвърждение на доверието им в своите екипи, използвайки фрази като „ние имаме това“ или „това е трудно, но знам, че можем да се справим“ или „нека да търсим начини да използваме силните си страни през това време“. С тази подкрепа служителите са по-склонни да се справят с предизвикателството, с чувство за цел и фокус.

А какви са вашите собствени наблюдения и съвети за управление на служители работещи у дома?

BCG